💡Mitarbeitende in der Produktion arbeiten häufig nicht dauerhaft am Bildschirm. Ein PC, eine persönliche E-Mail-Adresse oder ein Smartphone stehen nicht selbstverständlich zur Verfügung. Gleichzeitig lassen sich Schulungen nicht beliebig in einen getakteten Schicht- oder Produktionsablauf einschieben. Unterschiedliche digitale Vorerfahrungen und Sprachen erhöhen die Anforderungen zusätzlich.
Das verändert die Leitfrage eines Einführungsprojekts. Sie lautet nicht nur: „Welche Funktionen brauchen wir?“ Sondern auch: „Wie erreicht die Veränderung die Menschen dort, wo sie arbeiten und was brauchen sie, um das System im Alltag anwenden zu können?“ Bei HR-Prozessen mit Bezug zu Pflichttrainings, Qualifikationen oder persönlichen Entgeltunterlagen kommen Datenschutz-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen hinzu.
Die Roundtable-Erkenntnisse: Nutzung muss im Arbeitsalltag möglich sein
Den Produktionskontext früh verstehen: Schichten, Endgeräte, verfügbare Lernzeiten und bestehende Abläufe gehören in die Planung – nicht erst in die Go-live-Checkliste.
Zugang und Befähigung zusammendenken: Eine verständliche Anleitung hilft nur, wenn Mitarbeitende das System erreichen und Zeit zum Ausprobieren haben.
Führungskräfte und Key User einbinden: Schichtleitungen und lokale Ansprechpersonen übersetzen die Veränderung in den konkreten Arbeitskontext und geben Orientierung, wenn Fragen auftauchen.
Governance und Erfolgskriterien früh festlegen: Verantwortlichkeiten, Supportwege und Kennzahlen sollten bereits in der Initialisierung geklärt sein.
Nach dem Go-live weiter begleiten: Nutzungsdaten, Supportanfragen und Rückmeldungen aus den Werken zeigen, wo Hürden bestehen und welche Unterstützung nachgeschärft werden muss.
Damit wird auch die Rolle des Change Managements klarer: Es informiert nicht nur über eine Veränderung. Es schafft gemeinsam mit Projekt, Führung und dem People-Team die Voraussetzungen dafür, dass neue Abläufe verstanden, eingeübt und dauerhaft in die tägliche Arbeit integriert werden.
Ein hilfreicher Bezugsrahmen, der kein starrer Ablauf ist und je nach System und Rollout können sich die Phasen überlappen oder wiederholen.
Zu Beginn geht es darum, das Zielbild und die Auswirkungen auf unterschiedliche Rollen zu verstehen. Welche Mitarbeitendengruppen sind betroffen? Welche Geräte und Zugänge stehen zur Verfügung? Wie passen Schulung und Support in die Schichtmodelle? Welche Prozesse und Verantwortlichkeiten ändern sich?
🚀Bezieht Werk- und Schichtleitungen, People & Culture, IT, Interessenvertretungen und ausgewählte Mitarbeitende früh ein. Legt außerdem fest, wer Fragen beantwortet, welche Nutzungssignale beobachtet werden und wie Ihr Feedback aus den Standorten zurück in das Projekt bringt. So wird aus einem zentral geplanten Rollout ein Vorhaben, das die örtlichen Bedingungen berücksichtigt.
Allgemeine Systemführungen reichen im Produktionsumfeld oft nicht aus. Schulungen sollten an den Aufgaben ansetzen, die Mitarbeitende tatsächlich erledigen müssen. Kurze Lerneinheiten, visuelle Anleitungen, mehrsprachige Informationen und eine Testmöglichkeit können den Einstieg erleichtern – sofern sie zur Zielgruppe, zu den Geräten und zum Schichtalltag passen.
🚀 Pilotgruppen und Key User helfen, Hürden vor dem breiten Rollout sichtbar zu machen. Plant erreichbare Unterstützung während der Einführung ein und gebt Mitarbeitenden Gelegenheit, typische Aufgaben praktisch zu üben. Die entscheidende Frage lautet nicht nur, ob eine Schulung stattgefunden hat, sondern ob die Mitarbeitenden anschließend wissen, wie sie den nächsten Schritt selbst ausführen.
Der Go-live ist kein Schlusspunkt. Erst im laufenden Betrieb zeigt sich, ob Zugänge funktionieren, Anleitungen verständlich sind und die neuen Abläufe mit der Produktion vereinbar bleiben. Wertet Nutzungs- und Supportdaten regelmäßig aus und ergänzt sie durch kurze Rückmeldungen aus den Teams. Häufen sich beispielsweise Zugangsfragen oder bleiben bestimmte Funktionen ungenutzt, solltet Ihr die Ursache prüfen.
🚀 Klare Verantwortlichkeiten, regelmäßige Kommunikation und ein verlässlicher Support helfen, Rückfälle in parallele Papier- oder manuelle Prozesse zu vermeiden. Change wird so zu einer fortlaufenden Aufgabe: beobachten, lernen und die Unterstützung dort verbessern, wo sie gebraucht wird.
Der Roundtable betrachtete zwei typische HR-Software-Szenarien: die Einführung eines Lernmanagementsystems für Pflichttrainings in der Produktion und den Zugang zu persönlichen Entgeltunterlagen über eine digitale Personalakte.
➡️ Beim LMS müssen Pflichttrainings in den Arbeitsalltag passen. Dafür braucht es passende Lernzugänge, realistische Zeitfenster und Unterstützung, die Mitarbeitende in den Werken tatsächlich erreicht.
➡️ Bei einer digitalen Personalakte sind verständliche Zugangswege, klar geregelte Berechtigungen und Hilfe bei typischen Fragen, etwa zum Login, wesentlich.
➡️ In beiden Fällen entscheidet nicht allein die technische Bereitstellung. Entscheidend ist, ob Mitarbeitende den Nutzen verstehen, Zugang erhalten und die Anwendung praktisch bewältigen können.
💡 Die Checkliste ist ein Startpunkt: Gewichtung und Maßnahmen sollten zu System, Zielgruppen und betrieblichen Rahmenbedingungen passen.
💡 Wenn Ihr Unterstützung für ein eigenes Vorhaben sucht, findet Ihr hier weitere Informationen zu unseren Leistungen:
↗️ Beratung zur HR-IT-Strategie
↗️ Beratung zu Change-Management
Change Management begleitet die Veränderungen, die eine neue HR-Software für Mitarbeitende, Führungskräfte und Prozesse mit sich bringt. Es sorgt dafür, dass Betroffene verstehen, was sich ändert, die nötigen Fähigkeiten und Zugänge erhalten und das System im Arbeitsalltag anwenden können.
Zuerst sollte das Projekt klären, welche Zugänge vor Ort tatsächlich verfügbar sind und wann Mitarbeitende sie nutzen können. Darauf aufbauend lassen sich passende Kommunikations- und Lernformate planen – zum Beispiel kurze visuelle Anleitungen, geeignete Endgeräte, Übungsgelegenheiten und erreichbare Ansprechpersonen. Eine Lösung sollte nicht voraussetzen, dass alle Mitarbeitenden dauerhaft E-Mail oder einen persönlichen PC nutzen.
Klärt zuerst, ob für den jeweiligen Prozess tatsächlich eine individuelle E-Mail-Adresse erforderlich ist oder ob zum Beispiel eine Mitarbeiterkennung oder ein anderer freigegebener Zugang genügt. Wenn E-Mail-Adressen gebraucht werden, sollten People & Culture und IT gemeinsam prüfen, welche sichere und wirtschaftlich passende Lösung infrage kommt.
Ein anonymisiertes Praxisbeispiel aus einer Organisation mit vielen Mitarbeitenden ohne eigenen PC: HR und IT prüften eine Lösung außerhalb der Microsoft-Umgebung und stellten individuelle E-Mail-Adressen über einen separaten E-Mail-Server bereit. Die Einrichtung auf den Mobiltelefonen erfolgte direkt im Rahmen der LMS-Schulungen. Vor einer Umsetzung sollten unter anderem Datenschutz, Informationssicherheit, Zuständigkeiten, Support und die geltenden Geräte- und Zugriffsrichtlinien geprüft werden.
Neben dem technischen Go-live sind tatsächliche Nutzung und Prozesswirkung relevant. Unternehmen können zum Beispiel Aktivierung und Nutzung, fristgerechte Pflichttrainings, Supportanfragen und Rückmeldungen aus den Standorten beobachten. Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt vom System, den Zielen und dem jeweiligen Prozess ab.
Sie sollten die Ursachen im Alltag untersuchen: Funktionieren Zugang und Support? Passen Prozess und System zu den Arbeitsabläufen? Können Mitarbeitende die Aufgaben sicher ausführen? Klare Verantwortlichkeiten, erreichbare Hilfe und kontinuierliches Feedback unterstützen dabei, Hürden abzubauen und neue Routinen zu festigen.
Ob Ihr eine HR-Software im Produktionsumfeld plant oder bereits mitten in der Einführung steckt: Der Roundtable hat gezeigt, wie wichtig der Austausch über reale Herausforderungen und praktikable Lösungen ist. Zugang, Lernzeiten und Unterstützung vor Ort sind keine Nebenthemen - sie entscheiden mit darüber, ob die Veränderung im Arbeitsalltag ankommt.
Dafür braucht es kein perfektes Gesamtmodell. Entscheidend ist, bei den konkreten Arbeitsbedingungen anzusetzen, betroffene Mitarbeitende einzubeziehen und den nächsten Schritt im kleinen Rahmen zu erproben. Rückmeldungen nach dem Go-live zeigen, was funktioniert und wo Ihr nachsteuern könnt.
Ihr habt Fragen zu den Roundtable-Erkenntnissen oder möchtet Change Management in Eurer HR-Software-Einführung verankern?
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Ein herzliches Dankeschön an alle, die den Roundtable mit ihren Fragen und Perspektiven bereichert haben. Das hat einmal mehr gezeigt, wie People & Tech zusammen nachhaltigen Unternehmenserfolg ermöglichen.
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