People SciClub | Bäume & HR IT-Strategie (01/25)

Executive Summary | Auf einen Blick

• Problem: Viele HR-IT Projekte scheitern meistens an mangelnder Nutzerakzeptanz, unklaren Zielen, fehlendem Impact oder dem Festhalten am Status Quo. Die Führungskräfte in den HR-Abteilungen verlieren sich entweder in Details oder denken zu vage was die Strategieentwicklung für Digitalisierungsprojekte angeht.
  
  

• Lösung: Die Construal Level Shift Methode (CSL) kombiniert und expliziert zwei Denkebenen:

  • Niedrige Konstruktebene („Bäume“): Konkretes Sammeln von Symptomen

  • Hohe Konstruktebene („Wald“): Abstrahieren zu systemischen Ursachen
    
    

• Ergebnis: Ein umfassendes Fundament zur Entwicklung einer nachhaltigen HR-IT Strategie, die sowohl Details als auch das große Ganze berücksichtigt und damit die erfolgreiche Implementierung neuer Technologien verbessert.

Hintergrund | Gut zu wissen 

Die HR-IT steht vor einem Paradoxon: Einerseits soll sie Prozesse vereinfachen, andererseits führt die zunehmende Digitalisierung oft zu mehr Komplexität. Laut einer Studie von Gartner sind nur 35 % zuversichtlich, dass ihr derzeitiger Ansatz in Bezug auf die HR Technologien zur Erreichung der Geschäftsziele beiträgt. Unsere Meinung: Viele Entscheider:innen verlieren sich entweder in Details („Warum stürzt das Tool immer ab?“) oder denken zu vage („Wir brauchen mehr Innovation!“).

Hier setzt die Construal Level Shift-Methode an – ein Ansatz aus der Verhaltensforschung, der zwei Denkebenen kombiniert, um die Problemidentifikation in der Strategieentwicklung zu verbessern:

• Niedrige Konstruktebene („Bäume“): Konkretes Sammeln von Symptomen

• Hohe Konstruktebene („Wald“): Abstrahieren zu systemischen Ursachen

Schritte einer HR IT Strategieentwicklung

Die Entwicklung einer HR-IT Strategie besteht aus wesentlichen vier Schritten:

• Problemidentifikation → Erkennen, dass (strategische) Probleme oder Chancen in der HR-IT bestehen
  
  • Problem finden → Validieren, ob das identifizierte Problem strategisch relevant ist und Lösungsbedarf besteht
    • Überprüfen der Hinweise durch explorative empirische Daten (z.B. Gespräche mit Verantwortlichen oder Statistiken)
  • Problem "framen" | CSL aktiv⚡→ Alle relevanten Symptome des Problems konkret erfassen
    • Sammeln konkreter, detaillierter Symptome
    • Clusterung der Symptome
  • Problem formulieren | CSL aktiv⚡→ Abstrahieren der Symptome zu systemischen Ursachen
    • Symptome zu übergeordneten Mustern und Ursachen verbinden

    • Kausalitäten verstehen und prüfen

• Entwicklung → Lösungsansätze und Maßnahmen basierend auf den identifizierten Ursachen erarbeiten sowie priorisieren

• Evaluation → Überprüfung der Machbarkeit und Wirksamkeit der Strategie

• Implementierung → Umsetzung der Strategie in die Praxis (ggf. Pilotprojekt)

Schon gewusst?

Basierend auf unserer Expertise und Erfahrung haben wir die allgemeinen Phasen der Strategieentwicklung noch stärker an das konkrete Vorgehen in HR-IT-Projekten angepasst. So setzen wir die CSL-Methode beispielsweise in der Phase "Discovery & Exploration" ein, um einen umfassenden Überblick über die aktuellen Herausforderungen und Chancen der HR-IT zu erhalten.

Ergebnisse | Neue Erkenntnisse

🔬 „Zoom in“ | Je konkreter das Problemframing, desto mehr Symptome werden sichtbar

• ❓ Was heißt das?
  Startet mit einer detaillierten Symptomsammlung („Bäume“): Je mehr konkrete Pain Points (z. B. „Systemabstürze bei Gehaltsabrechnung“) ihr identifiziert, desto vollständiger wird das Problembild

  • Studie von Park et al., 2024: Personen, die gezielt Details sammelten, fanden 44–104 % mehr Symptome als andere

• 👇 Direkter Praxis-Tipp
  Nutzt Workshops mit Fokus auf konkrete Erfahrungen (z. B. User Journey Mapping) – vermeidet vorschnelles Abstrahieren
  
  

🌍 „Zoom out“ | Abstraktes Denken macht Ursachen sichtbar

• ❓ Was heißt das?
  Erst wenn ihr von Details aufs Ganze schaltet („Wald“), verknüpft ihr Symptome zu systemischen Ursachen (z. B. „mangelnde Systemintegration“ statt „langsame Eingabezeiten“)

  • Studie Park et al., 2024: Personen mit hohem Abstraktionsniveau leiteten 30–58 % umfassendere Lösungen ab

• 👇 Direkter Praxis-Tipp
  Analysiert Symptom-Cluster mit „Warum?“-Fragen (5-Why-Methode) und denkt in strategischen Zielen (z. B. „Wie unterstützt dies unsere HR-2025-Vision oder die Gesamtstrategie des Unternehmens?“)
  
  

🔄 Der Wechsel macht’s | Erst Details, dann das große Ganze

• ❓ Was heißt das?
  Die Kombination beider Denkebenen („Zoom in“ → „Zoom out“) führt zu:

  • Höherer Innovation: Unentdeckte Ursachen werden sichtbar (z. B. veraltete Prozesslogiken)

  • Praktikablen Lösungen: Technische Fixes + strategische Hebel (z. B. Systemupgrade + Change Management)

• 👇 Direkter Praxis-Tipp
  Strukturiert Strategie-Workshops phasenbasiert:

  1. Phase 1 (Details): Alle Pain Points von verschiedenen Stakeholdern sammeln – bspw. erstmal nur Fakten und Beobachtungen

  2. Phase 2 (das große Ganze): Cluster bilden, Ursachen abstrahieren, Prioritäten setzen
     
     

🤔 Warum funktioniert die Methode?

• Bewährte Logik: Ähnlich wie das MECE-Prinzip (Strukturierungshilfe aus dem Pyramid Principle) deckt CLS Lücken auf, die sonst übersehen werden

• Innovationsboost: Mehr Symptome + Abstraktion = höhere Chance, neue und „stille“ Probleme (z. B. versteckte Datenflüsse) zu identifizieren
  
  

🏃 So könnt Ihr direkt mit den Erkenntnissen starten

1. Symptom-Jagd: Sammelt 2–3 Wochen lang konkrete HR-IT Probleme (z. B. via Umfragen, Interviews, Systemlogs)

2. Ursachen-Check: Fragt im Team: „Welche 3 übergeordneten Muster stecken hinter diesen 30 Symptomen?“

3. Lösungsmix: Kombiniert Quick Wins (z. B. Benutzeroberflächen-Optimierung) mit langfristigen Hebeln (z. B. Systemintegration)

👉  Unsere Meinung → Der CLS-Ansatz kann aufwendig sein, spart aber langfristig Zeit: Wer zuerst investiert, um Symptome und Ursachen vollständig zu verstehen, vermeidet teure Fehlinvestitionen in unpassende Tools!

🎉 Überraschen Euch diese Ergebnisse?

Andere Methoden verwenden bereits ähnliche Ansätze. Design Thinking beispielsweise unterscheidet zwischen konvergentem und divergentem Denken und fördert damit den aktiven Wechsel zwischen beiden Perspektiven, um eine Fixierung und damit Verschlechterung der Ergebnisse zu vermeiden. Im Gegensatz zum Design Thinking wurde die CSL-Methode jedoch explizit für die Strategieentwicklung validiert und kann somit einen wichtigen Beitrag zur erfolgreichen Entwicklung und Umsetzung der HR-IT-Strategie leisten.

Praxis | Wie Eure Organisation profitiert

Schritt 1: Problemframing – Die Bäume sehen

In der ersten Phase geht es darum, konkret zu denken und alle relevanten Symptome zu sammeln. Hier sind einige Fragen, die Euch helfen können:

• Technische Probleme: Welche spezifischen technischen Herausforderungen gibt es? (z.B. Systemabstürze, langsame Ladezeiten)

• Nutzerakzeptanz: Welche Rückmeldungen gibt es von den Nutzern? (z.B. Unzufriedenheit mit der Benutzeroberfläche)

• Prozessineffizienzen: Wo hakt es in den HR-Prozessen? (z.B. Doppelarbeit, manuelle Dateneingabe)

• ...

Beispiel: Ein Unternehmen stellt fest, dass die Mitarbeitenden unzufrieden mit dem neuen HR-Tool sind. Konkret werden Symptome wie häufige Systemabstürze, unklare Benutzeroberfläche und lange Ladezeiten identifiziert.

Schritt 2: Problemformulierung – Den Wald sehen

In der zweiten Phase wechselt man zur abstrakten Denkebene, um die gesammelten Symptome zu analysieren und systemische Ursachen zu identifizieren. Hier sind einige Fragen, die Euch helfen können:

• Systemische Ursachen: Welche übergeordneten Probleme könnten die identifizierten Symptome verursachen? (z.B. mangelnde Integration der Systeme, unzureichende Schulung der Mitarbeitenden)

• Strategische Ziele: Welche langfristigen Ziele verfolgt die HR-IT? (z.B. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, Verbesserung der Datenqualität)

• Ressourcen: Welche Ressourcen stehen zur Verfügung und wie können sie optimal genutzt werden? (z.B. Budget, Personal)

• ...

Beispiel: Das Unternehmen erkennt, dass die mangelnde Integration der Systeme und unzureichende Schulung der Mitarbeitenden die Hauptursachen für die Unzufriedenheit sind. Es entwickelt eine Strategie, die sowohl die technische Integration verbessert als auch Schulungsprogramme für die Mitarbeitenden vorsieht.

Fallbeispiel 1 | Wir sind bereits größtenteils digitalisiert

Situation: Ein Unternehmen hat bereits viele HR-Prozesse digitalisiert, steht aber vor der Herausforderung, die verschiedenen Systeme besser zu integrieren. Darüber hinaus hat das Wachstum des Unternehmens dazu geführt, dass viele verschiedene digitale Lösungen in den einzelnen Niederlassungen eingeführt wurden. Ein globales Stammdatentool existiert zwar schon lange, wird aber kaum genutzt.

Anwendung der Methode

1. Problemframing:
   Die Personalabteilung entscheid sich mithilfe von Umfragen und fokussierten Interviews die Symptome bzw. Pain Points zu identifizieren und im nächsten Schritt zu Clustern zusammenzufassen.

   • Nutzung

     • Unzufriedenheit der Mitarbeitenden mit der Systemnutzung

     • Häufige Supportanfragen in der HR Abteilung durch Führungskräfte

   • Prozesse
     • Änderungen in Stammdaten müssen manuell getätigt werden und in allen anderen Systemen abgeglichen werden
     • Einzelne Prozessschritte sind von mehreren Beteiligten abhängig
   • Daten
     • Datensätze unterscheiden sich in den Tools hinsichtlich ihrer Aktualität
     • Globales Reporting erfolgt durch manuelles "Sammeln" der Datensätze

2. Problemformulierung

   • Strategische Fehlausrichtung
     → Silodenken zwischen den einzelnen Abteilungen
     
   • Change Resistance
     → Ineffiziente Prozesse bleiben auch digital ineffizient
     

Ergebnis: Durch die Betrachtung beider Ebenen kann die Problematik der Digitalisierung vollständig abgebildet werden. Die Beteiligten entscheiden sich nicht nur für eine neue Software, sondern auch für ein umfassendes Change Management, um die Prozesslandschaft neu zu gestalten und Silos aufzubrechen. Nach der Implementierung steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, die Prozesseffizienz verbessert sich und die Datenqualität erhöht sich. Zudem kann das Management nun auf Echtzeitdaten aus der Personalabteilung zugreifen.

Was lief anders? Ohne die explizite Trennung der beiden Phasen wäre es möglich gewesen, dass nur ein technisches Problem vermutet und andere Ursachen wie veraltete oder zu komplexe Prozesse übersehen worden wären. So hätte die alleinige Digitalisierung bestehender Prozesse in einer neuen Software dazu führen können, dass Symptome wie Supportanfragen nicht abnehmen.

Fallbeispiel 2 | Wir müssen noch digitalisieren

Situation: Ein Unternehmen steht am Anfang der Digitalisierung seiner HR-Prozesse und sucht nach einer effektiven Strategie die auch für zukünftige Technologien geeignet ist.

Anwendung der Methode

1. Framing: Es werden mithilfe von Workshops mit möglichst vielen Stakeholdern und zukünftigen Nutzenden die Anforderungen an die neue HR-IT aus allen Perspektiven beleuchtet. Durch das Einholen von externer Dienstleistungen wird verhindert, dass wichtige Entwicklungen und Trends bei Technologien übersehen werden.

2. Formulierung: Die einzelnen Anforderungen werden in Kategorien zusammengefasst und in eine HR-IT Vision sowie Roadmap umgewandelt.

Ergebnis: Dank der CSL-Methode ist es dem Unternehmen gelungen, seine Strategie weder zu detailliert noch zu vage zu formulieren. Der Einbezug der Stakeholder und der zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer erhöht die Chance, dass die neuen Systeme und Prozesse tatsächlich effizient genutzt werden und den Grundstein für eine nachhaltige Digitalisierung legen.

Diskussion | Eine kritische Auseinandersetzung

Die Construal Level Shift Methode bietet einen strukturierten Ansatz zur Entwicklung eines starken Fundaments für Eure HR-IT Strategie. Allerdings gibt es auch einige Stolpersteine, auf die Ihr achten solltet:

• Zeitaufwand: Die Methode erfordert Zeit und Ressourcen, um sowohl die konkreten Symptome als auch die abstrakten Ursachen zu identifizieren
  → Daher lohnt sich CSL vor allem bei großen Projekten, welche mit hohen Investitionen verbunden sind

• Komplexität: Die Methode kann in sehr komplexen Umgebungen schwierig anzuwenden sein, da die Anzahl der Symptome und Ursachen schnell unüberschaubar werden kann
  → Bei kleineren Projekten ist eine umfassende Problem-Identifikation meist nicht notwendig - eine heuristische Herangehensweise ist dann meist effektiver und effizienter

• Iterativer Prozess: Die Methode ist nicht linear, sondern erfordert oft ein iteratives Vorgehen, bei dem man zwischen konkreten und abstrakten Denkebenen wechselt
  → Wenn Ihr bereits agiles Arbeiten gewöhnt seid, stellt dies ein eher geringes Problem dar. Andernfalls müsst Ihr erst Eure Arbeitskultur dementsprechend weiterentwickeln, um Prozessverluste zu vermeiden

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